Come Smartness ha tagliato gli sprechi software e risparmiato 50.000€ in un anno

Come Smartness ha tagliato gli sprechi software e risparmiato 50.000€ in un anno

Lo sapevi che le aziende in forte crescita spesso sprecano migliaia di euro in software inutilizzati o troppo costosi?

Senza un sistema chiaro, gli abbonamenti si moltiplicano, i pagamenti diventano un incubo e i costi vanno fuori controllo.

È esattamente la situazione in cui si trovava Smartness. Gestire pagamenti, rinnovi e contratti con i fornitori era diventato un rompicapo operativo—fino all’incontro con WithLess.

Centralizzando la gestione dei fornitori, automatizzando i pagamenti ed eliminando le inefficienze, Smartness ha ripreso il controllo.

Il risultato? Oltre 50.000 euro risparmiati, visibilità completa sul parco software, e più di 200 ore liberate da attività amministrative.

La sfida

Smartness, startup italiana in rapida crescita nel settore dell’hospitality tech, si trovava ad affrontare un problema operativo: la gestione di un numero sempre maggiore di abbonamenti software e pagamenti.

Crescere velocemente significava anche introdurre nuovi tool... e perdere il controllo.

In poco tempo si sono manifestati tre criticità:

• Zero visibilità: Nessun sistema centralizzato per tracciare abbonamenti, contratti e fornitori.
• Processi manuali: Approvazioni di pagamento, riconciliazione fatture e rinnovi richiedevano tempo e risorse.
• Costi in crescita: Ad ogni rinnovo i prezzi aumentavano e gli sconti negoziati in precedenza sparivano.

“Avevamo bisogno di chiarezza su cosa avevamo, chi usava cosa, e di un modo migliore per gestire pagamenti e contratti.” Fabio Ferioli, CFO, Smartness

Il team aveva l’impressione di sprecare tempo e denaro—ma mancavano dati concreti. È lì che entra in gioco WithLess.

La soluzione

WithLess ha aiutato Smartness a riprendere il controllo in due fasi:

1. Centralizzare e automatizzare: Ottenere piena visibilità sul software, centralizzare la gestione dei fornitori e dei contratti, monitorare la spesa, automatizzare i pagamenti ed eliminare i costi inutili.
2. Ottimizzare e negoziare: Garantire che i costi software restino bassi sfruttando i servizi di negoziazione on-demand di WithLess.

Fase 1: Centralizzazione del software e automazione dei pagamenti

WithLess è diventato l’unica source of truth di Smartness per la gestione degli abbonamenti. Hanno:

• Centralizzato tutti i contratti, i fornitori e gli abbonamenti in una sola dashboard.
• Automatizzato la riconciliazione e l’abbinamento delle fatture, eliminando il lavoro amministrativo manuale.
• Ottenuto insight in tempo reale sull’utilizzo del software, per eliminare strumenti ridondanti ed evitare rinnovi inutili.

Step 2: Ottimizzazione dei costi con la negoziazione on-demand

Una volta ottenuta piena visibilità, era il momento di bloccare i risparmi. Il servizio di negoziazione on-demand di WithLess è intervenuto per ogni rinnovo importante.

Ecco come funziona:

• Smartness condivide le esigenze di rinnovo in una call di 30 minuti. WithLess si occupa del resto.
• I buyer esperti di WithLess utilizzano i report d’uso del software per negoziare condizioni migliori.
• Smartness riceve notizie solo quando l’offerta migliore è stata ottenuta.

“Abbiamo scelto WithLess per gestire i pagamenti, automatizzare il lavoro amministrativo e assicurarci di non pagare mai troppo per il software. WithLess interviene ogni volta che un contratto va rinnovato.” Fabio Ferioli, CFO, Smartness

I risultati

Nel primo anno di collaborazione con WithLess, Smartness ha:

• Risparmiato oltre 50.000€ in software—senza cambiare strumenti
• Gestito 150+ abbonamenti in un’unica dashboard
• Risparmiato 200+ ore di lavoro amministrativo—grazie all’automazione

“In una startup in crescita, è facile perdere il controllo delle spese. WithLess ci ha aiutati a rimanere allineati sui pagamenti e a tenere sotto controllo i costi software.” aggiunge Luca Rodella, CEO, Smartness

E l'impatto non è stato solo il taglio dei costi: ogni rinnovo è diventato un’opportunità di risparmio, anche con i fornitori più importanti.

Ripensando al risultato della negoziazione con HubSpot, Fabio ricorda, “Mai avrei pensato di ottenere uno sconto simile da un provider come HubSpot.” Ora Smartness gestisce le operations senza intoppi, con la certezza che i costi software sono ottimizzati, i pagamenti automatizzati e i rinnovi non riservano più sorprese.

Come riassume Fabio: “Ora abbiamo il pieno controllo dei costi software, i pagamenti sono automatizzati e i rinnovi dei contratti non sono più un problema. Noi ci concentriamo sulla crescita del business, mentre WithLess si assicura che non paghiamo mai più del dovuto.”

WithLess aiuta le aziende a prendere il controllo delle spese non legate al personale, grazie a una piattaforma di gestione centralizzata, pagamenti automatizzati e servizi di negoziazione on-demand. I nostri buyer esperti ottengono condizioni migliori sui rinnovi, e applichiamo solo una commissione di successo del 30%—il che significa che paghi solo se risparmi.