Qomodo mantiene i team in budget delegando i pagamenti

Qomodo mantiene i team in budget delegando i pagamenti, WithLess

Qomodo utilizza WithLess per gestire tutte le spese non legate al personale, automatizzare la riconciliazione delle fatture e mantenere il team entro il budget, delegando i pagamenti tramite carte virtuali monouso completamente personalizzabili per software e spese.

Intro

Preferiresti perdere tempo o perdere soldi? I founder di startup si trovano spesso davanti a decisioni difficili—ma non dovrebbero affrontare scelte impossibili come questa.

Eppure, è proprio quello che è successo a Qomodo, quando la crescita delle operations ha messo in crisi il sistema di pagamento.

Tutto è cambiato quando hanno conosciuto WithLess.

Un anno dopo, il 98% delle loro fatture viene abbinato automaticamente, più di 100 transazioni indesiderate sono state bloccate, e il team ha recuperato oltre 30 ore al mese nella riconciliazione delle fatture.

The challenge

Qomodo, startup italiana in forte crescita nel settore finanziario, utilizzava carte per abbonamenti software e per tutte le spese aziendali non legate al personale, incluse le spese dei dipendenti.

Con la crescita, le operazioni sono state rallentate da una scelta impossibile: tutti i pagamenti dovevano essere approvati centralmente, poiché i sistemi finanziari tradizionali non permettevano di delegare i pagamenti, impostare limiti sulle carte o assegnare budget per centro di costo.

“Ci siamo trovati davanti a una scelta impossibile: bloccare tutti i pagamenti aziendali o dare accesso illimitato a tutti. Nessuna delle due era praticabile,” ricorda Gianluca Cocco, CEO di Qomodo.

Dare accesso a tutti significava perdere il controllo della spesa e, quasi certamente, andare fuori budget. Significava anche ritrovarsi con software duplicati, inutili o spese fuori policy.

Approvare ogni spesa manualmente era ugualmente impraticabile: avrebbe bloccato le operations di un’azienda che aveva bisogno di muoversi velocemente per continuare a crescere.

Entrambe le opzioni avrebbero sovraccaricato il team amministrativo, costretto a inseguire fatture non caricate, ricevute mancanti e a processare manualmente tutte le spese.

Serviva delegare i pagamenti senza sforare il budget e automatizzare la riconciliazione delle fatture.

Serviva un sistema di gestione spese che tenesse il passo con la crescita. E l’hanno trovato in WithLess.

The solution

Durante la prima call di onboarding, il team di WithLess ha definito priorità e tempistiche di lancio.

Primo obiettivo: permettere a Qomodo di delegare i pagamenti restando nel budget e riducendo il carico amministrativo.‍

Secondo obiettivo: analizzare la spesa software, identificare duplicati o strumenti inutilizzati e scoprire opportunità di risparmio.

La soluzione di gestione spese di WithLess ha aiutato Qomodo fin dal primo giorno, emettendo immediatamente:

• Carte virtuali monouso per i costi software
• Carte aziendali per le spese dei dipendenti
• Altre carte per tutte le spese non payroll
• E implementando la riconciliazione automatica per tutte le fatture

“In pochi clic, abbiamo emesso tutte le carte, impostato i limiti di spesa e assegnato le carte ai dipendenti. Finito. I pagamenti erano pronti, e non ci abbiamo più dovuto pensare ogni giorno,”racconta Gianluca Cocco.

Il management aveva piena visibilità su tutte le spese, incluse quelle software e le spese dei dipendenti, per assicurarsi che tutto rientrasse nei budget assegnati. Potevano controllare il budget vs. spesa effettiva per centro di costo e per singola carta, ma senza approvare ogni acquisto manualmente.

Grazie alla riconciliazione con la riconciliazione automatica di WithLess, il team amministrativo non doveva più cercare fatture mancanti: bastava accedere a fine mese e scaricare il report finanziario, già pronto.

“Una carta = un abbonamento, carte spese completamente sotto controllo, possibilità di delegare i pagamenti restando nel budget e riconciliare le fatture in automatico.Questi sono i motivi principali per cui abbiamo scelto WithLess,” aggiunge Gianluca.

Mappando gli strumenti presenti nello stack, WithLess ha anche identificato software inutilizzati o duplicati, aiutando Qomodo a ottimizzare la spesa software.

“In pochi clic, abbiamo emesso tutte le carte, impostato i limiti di spesa e assegnato le carte ai dipendenti. Finito. I pagamenti erano pronti, e non ci abbiamo più dovuto pensare ogni giorno.”— Gianluca Cocco, CEO, Qomodo

I risultati

Qomodo ora gestisce oltre 260 transazioni mensili, con il 98% abbinato automaticamente.Risparmia in media 30+ ore al mese inseguendo fatture e ricevute—circa 7 minuti per fattura, l’equivalente di due mesi lavorativi per una persona.

E non è tutto.

Come riassume Gianluca: “Avevamo principalmente bisogno di una soluzione di pagamento, ma WithLess è molto di più. Gestiamo i pagamenti in automatico e abbiamo piena visibilità su spese e software in un’unica dashboard, così sappiamo sempre se rischiamo di andare fuori budget.”

La spesa software non era tra le priorità, ma grazie a WithLess, oggi Qomodo ha piena visibilità su tutti i costi legati al software e può ottimizzare la spesa.

“Prima che te ne accorga, uno strumento di task management da 50€ ti addebita 700€ al mese.Con WithLess ho una visione completa e riesco a vedere ogni deviazione dal budget in un colpo d’occhio,” aggiunge Gianluca.

Nel primo anno di collaborazione con WithLess, il team ha gestito con successo oltre 100 abbonamenti software restando pienamente entro il budget.

WithLess aiuta le aziende a prendere il controllo delle spese non legate al personale, grazie a una piattaforma di gestione centralizzata, pagamenti automatizzati e servizi di negoziazione on-demand.I nostri buyer esperti ottengono condizioni migliori sui rinnovi, e applichiamo solo una commissione di successo del 30%—il che significa che paghi solo se risparmi.