Molte agenzie continuano a pagare software che non usano più

Hai mai chiuso un progetto con la convinzione di aver smesso di pagare anche tutte le spese collegate, solo per scoprire che non era così? Parliamo di software che restano attivi, rinnovi automatici che passano inosservati, tool assegnati a team che non ne hanno più bisogno. 

Il rischio è che, in questo esatto momento, tu stia buttando via soldi senza nemmeno rendertene conto.

Ti sembra esagerato? Secondo una ricerca di Insight, in Europa si sprecano in media 2,34 milioni di euro all'anno in licenze software inutilizzate.

Vediamo come fare per evitare che questo succeda anche alla tua agenzia.

Prima di tutto: perché succede?

In agenzia non ci si ferma mai. Nuovi clienti arrivano, i team si riorganizzano, i tool si moltiplicano. Ma quando un progetto finisce, bisogna disdire tutto ciò che non serve più. Chi ci pensa?

Spoiler: nessuno.

Il team operativo è concentrato sui progetti, il team finance ha una visione d’insieme delle spese, ma non sempre sa quali tool siano davvero usati e da chi. Il risultato? Difficile che qualcuno abbia il quadro completo.

Ed è così che capita che i tool restino attivi. Sono software acquistati per un cliente che però vengono rinnovati anche quando quel cliente non esiste più. Oppure sono licenze pagate per collaboratori esterni che rimangono attive mesi dopo la fine del contratto. Ciao ciao budget.

Il vero problema è la mancanza di visibilità. Senza un sistema chiaro per collegare ogni spesa a un progetto e a una persona, non sai:

• A quale progetto appartiene ogni software
• Quando si rinnova
• Chi lo sta usando (se qualcuno lo sta usando)
• Se serve ancora

Se non hai queste risposte, stai probabilmente buttando soldi. E tanti.

Quanti soldi sta sprecando la tua agenzia?

‍Facciamo un esempio concreto: l'Agenzia Pinco Pallino avvia un progetto per un super cliente, e compra cinque software per gestirlo. Una volta finito il progetto, i tool continuano a rinnovarsi automaticamente, e le carte aziendali vengono addebitate ogni mese. 

Nessuno nel team nota questi addebiti finché, sei mesi dopo, il team finance esamina le spese e scopre che l'agenzia ha sprecato 5.000€ in software non utilizzati (e ci è andata bene.)

Questo esempio non è un caso isolato. Senza un sistema che colleghi le spese ai progetti, è probabile che situazioni simili si verifichino regolarmente. Le cifre possono variare, ma il modello è sempre lo stesso: costi nascosti che erodono il budget dell'agenzia.

Ne abbiamo parlato all’inizio, in Europa si sprecano in media 2,34 milioni di euro all'anno in licenze software inutilizzate. Sono tanti.

Per evitare questi sprechi, è fondamentale implementare un sistema che offra visibilità sulle spese legate ai progetti e consenta di identificare e eliminare tempestivamente i costi inutili.

Stop agli sprechi: controllo totale sui tool che paghi

La soluzione è far lavorare la tecnologia al tuo servizio. WithLess ti dà la visibilità che ti manca, eliminando gli sprechi e rendendo ogni spesa software tracciabile e giustificata.

• Ogni software è collegato a un progetto → Quando il progetto finisce, sai subito quali tool chiudere o riassegnare.
• Notifiche sui rinnovi automatici → Nessuna sorpresa in fattura, nessun addebito inutile.
• Monitoraggio in tempo reale → Vedi chi usa cosa, per evitare licenze sprecate su tool inutilizzati.

Cosa vuol dire in pratica

Facciamo un esempio concreto: la tua agenzia implementa WithLess per gestire i suoi progetti. 

Quando entra un nuovo progetto, ogni nuovo tool viene assegnato a un progetto e a un owner. Quando il progetto si chiude, il sistema segnala automaticamente quali software sono ancora attivi.

• In pochi click, il team chiude o riassegna licenze.
• Zero costi fantasma, nessun tool dimenticato.
• Budget finalmente sotto controllo.

Più efficienza, meno sprechi, più margine. Con WithLess, ogni euro investito ha un perché.

Taglia i costi nascosti, riprendi il controllo

‍Senza visibilità, ogni mese potresti perdere migliaia di euro in software non usati. Licenze dimenticate, rinnovi automatici, tool assegnati a chi non ne ha più bisogno: tutto questo pesa sul tuo budget senza che tu te ne accorga.

Le agenzie più attente hanno già iniziato a eliminare questi sprechi. Con WithLess, puoi vedere esattamente dove vanno i tuoi soldi, bloccare i costi inutili e ottimizzare ogni spesa software.

Quanto stai spendendo su tool che non usi più? Scoprilo subito!