Nel 2025, le trasferte aziendali cambiano faccia: senza pagamenti tracciabili, niente deducibilità. Se rimborsi ancora le spese di trasferta con ricevute cartacee e bonifici, preparati a pagare di più.

Quanto? Ogni 100 euro, 60 euro in più. Vediamolo nel dettaglio.

Quanto costa davvero un rimborso non tracciato?

Immagina questa situazione:

1. Un dipendente anticipa 100€ per una trasferta.
2. Presenta una ricevuta cartacea e l’azienda lo rimborsa con un bonifico.
3. Il pagamento non è tracciabile secondo le nuove regole → la spesa non è deducibile.

Per l’azienda

Se la spesa fosse deducibile, quei 100€ verrebbero sottratti dall’imponibile fiscale, riducendo l’importo delle tasse.

• Supponiamo un’aliquota aziendale del 27,9% (IRES + IRAP).
• La deduzione fiscale avrebbe fatto risparmiare 27,90€.
• Costo effettivo con spesa deducibile: 72,10€ invece di 100€.

Ma se il rimborso non è tracciabile?

• La spesa diventa un costo pieno → l’azienda paga 100€ + 27,90€ di tasse extra.
• Costo reale: 127,90€ invece di 100€.

Per il dipendente

Se il rimborso non è considerato una spesa documentata, può essere tassato come reddito da lavoro. In questo caso:

• Supponiamo un’aliquota IRPEF media del 35%.
• Il dipendente potrebbe vedersi trattenere fino a 35€ in tasse.

Risultato: tu paghi più di 60€ per poter rimborsare in pieno il tuo dipendente.

‍E se il pagamento fosse stato tracciato fin dall’inizio? Con una carta aziendale, l’azienda paga esattamente 100€, la spesa è deducibile al 100% e il dipendente non anticipa nulla. Niente tasse extra, niente perdite.

Ora moltiplica questo costo per tutte le trasferte della tua azienda in un anno. Quanto stai davvero perdendo?

Ogni 100 euro di rimborso dovrai pagare 60 euro in più in tasse. A meno che…

Una soluzione c’è e viene dal Fintech

Se i rimborsi tradizionali sono un problema, la soluzione è semplice: automatizzarli. Con la giusta tecnologia, puoi gestire le spese aziendali in tempo reale, garantire la conformità alle nuove normative, ridurre al minimo il lavoro manuale e risparmiare tempo e denaro.

WithLess fornisce già questa tecnologia ad aziende in tutta Europa. Ecco come.

Carte aziendali smart: controllo totale, zero rimborsi manuali

Con WithLess, ogni dipendente può avere una carta aziendale virtuale in pochi secondi, senza rischi e senza burocrazia.

• Emissione istantanea – Genera carte virtuali in tempo reale, pronte all’uso.
• Nessun rischio di perdita – La carta è digitale, assegnata al dipendente e sempre sotto controllo.
• Spese tracciate automaticamente – Ogni pagamento è registrato in tempo reale, garantendo deducibilità immediata.
• Limiti e categorie preimpostate – Ogni carta può essere configurata per specifiche spese aziendali, evitando utilizzi non autorizzati.

Nessun anticipo, nessun rimborso manuale, nessun errore. Solo pagamenti aziendali sicuri e sotto controllo.

E se usi ancora una banca tradizionale? Nessun problema: puoi integrarla con WithLess senza stravolgere il tuo sistema.

Automazione della nota spese: i rimborsi si gestiscono da soli

Dimentica scontrini persi, fogli Excel e riconciliazioni infinite. Con WithLess, ogni spesa si abbina automaticamente al pagamento corretto, senza interventi manuali.

• Digitalizzazione immediata – Basta una foto o una ricevuta via email, e il sistema archivia la spesa in automatico.
• Riconciliazione in tempo reale – Ogni transazione viene associata al pagamento giusto, senza errori o discrepanze.
• Integrazione diretta con la contabilità – Niente più inserimenti manuali: tutto è aggiornato, pronto per la chiusura contabile.

I rimborsi si gestiscono da soli. Zero ritardi, zero errori, zero tasse evitabili.

Il futuro della gestione delle spese aziendali è già qui

Gestire i rimborsi con bonifici e ricevute cartacee non è solo scomodo, è costoso. Ogni errore, ogni ritardo, ogni spesa non deducibile significa soldi sprecati.

Le aziende che continuano con i metodi tradizionali pagheranno fino a 60€ in più per ogni 100€ di rimborso. Chi invece adotta strumenti fintech riduce i costi, elimina gli sprechi e rispetta le nuove regole senza stress.

WithLess ti aiuta a fare proprio questo.

• Dimentica i rimborsi manuali – Le spese vengono pagate direttamente con carte aziendali smart.
• Automatizza la nota spese – Niente più ricevute perse o riconciliazioni manuali.
• Tieni tutto sotto controllo – Budget preimpostati, monitoraggio in tempo reale e report sempre aggiornati.

Puoi continuare a pagare 60€ in più su ogni 100€ di rimborso o ripagarti il costo di WithLess con una sola note spese.

A partire da 99€/mese. Il resto sono soldi risparmiati.

Parliamone.

Per saperne di più

La nuova normativa sui rimborsi: cosa cambia nel 2025

Il classico sistema di rimborso – il dipendente paga di tasca propria, presenta una nota spese cartacea e riceve un bonifico – non funziona più. Senza un pagamento tracciabile fin dall’inizio, la spesa non è deducibile, l’azienda paga più tasse e chi ha sostenuto il costo riceve meno di quanto speso (e tu devi integrare).

Quali spese devono essere tracciabili?

Per ottenere la deducibilità fiscale, le spese dovranno essere pagate direttamente con strumenti tracciabili (carta aziendale, bonifico, assegno). 

Questo vale per:

• Vitto e alloggio durante la trasferta.
• Trasporti non di linea, come taxi e NCC.
• Qualsiasi altra spesa legata alla missione lavorativa.

Le eccezioni alla regola

E perché siamo in Italia, non tutto rientra in questa stretta. Alcune spese possono ancora essere rimborsate senza tracciabilità, a patto di avere tutta la documentazione:

• Trasporto pubblico di linea (treni, autobus, metro). Basta conservare il biglietto e giustificare il viaggio.
• Trasferte all’interno dello stesso comune. Anche qui, serve un rendiconto chiaro per evitare problemi.

Se il vecchio sistema di rimborsi era già un incubo, con queste regole lo diventerà ancora di più.

E non finisce qui.

Costi nascosti e inefficienze

‍Gestire i rimborsi con bonifici manuali e ricevute cartacee non è solo un problema operativo, ma anche economico.

• Più lavoro per il team finance → Più tempo sprecato tra approvazioni, riconciliazioni e verifiche.
• Errori fiscali → Se la spesa non è registrata correttamente, la tua azienda perde la deducibilità e tu paghi più tasse.
• Mancanza di visibilità → Senza controllo in tempo reale aumenta il rischio di accumulare costi non deducibili.
• Possibile tassazione per chi riceve il rimborso → Se non è considerato un rimborso spese documentato, può essere trattato come reddito da lavoro.